Outil d’organisation du travail qui existe depuis bien longtemps, la liste de tâches – la fameuse to-do list – a de fervents adeptes, mais aussi de farouches opposants. En effet, n’a-t-on pas toujours trop de choses à faire et jamais assez de temps à disposition? Pourtant, le succès d’une liste de tâches ne réside pas dans le fait de savoir comment en faire plus, mais bien dans celui de renoncer à ce qu’il n’est pas possible de faire. Pour y arriver, il suffit de suivre deux règles principales.
Établir les priorités
La plus grande erreur que l’on peut commettre avec la liste de tâches, c’est d’en faire une mesure de notre valeur personnelle, en confondant qualité et quantité. Ce bout de papier ou cette application numérique ne sont pas destinés à vous torturer, alors résistez à la tentation d’y noter tout ce qui vous passe par la tête et tenez-vous-en à ce qui est urgent et important.
Pour établir un ordre de priorité, vous pouvez vous demander ce que vous feriez si vous n’aviez qu’une heure par jour à accorder à votre travail. Tout naturellement, une tâche prioritaire ressortira du lot et deviendra votre objectif principal de la journée. Et si vous aviez une heure de plus, quelles tâches secondaires devraient figurer sur votre liste?
La méthode Eisenhower peut aussi vous aider à répartir vos tâches en catégories plus ou moins prioritaires :
- Les tâches urgentes et importantes : celles que vous devez absolument faire dans la journée sous peine d’un impact négatif et pour lesquelles vous seriez en mesure de prolonger vos heures de travail.
- Les tâches importantes, mais non urgentes : celles que vous devez planifier de faire dès que possible, dans les dix jours à venir.
- Les tâches urgentes, mais non importantes : celles que vous pouvez déléguer rapidement pour vous décharger en sachant que ce sera fait.
- Les tâches non urgentes et non importantes : celles qui ne requièrent pas votre attention dans les jours à venir, que vous pouvez repousser ou tout simplement éliminer.
Notez vos tâches de façon précise en commençant par un verbe d’action, de sorte que vous sachiez exactement quoi faire en les lisant.
Évaluer la durée des tâches
Si vous avez toujours l’impression que le temps joue contre vous, c’est peut-être parce que vous avez mal évalué la durée de vos tâches à accomplir dans la journée.
En notant la durée des choses à faire, classées en ordre de priorité sur votre liste, vous arriverez à une somme de travail… réaliste ou non selon vos heures de travail. Car même si vous travaillez de 9 h à 17 h, vous devez déduire les temps de pause et de repas, de même que les imprévus qui peuvent gruger jusqu’à 30 % de votre temps.
Estimer la durée des tâches demande un peu de pratique et de l’honnêteté envers vous-même, mais c’est ce qui vous permettra d’obtenir une liste efficace, comprenant uniquement les tâches prioritaires que vous aurez réellement le temps d’accomplir dans la journée.
Une liste tenant compte des priorités et de la durée des tâches par rapport au temps réel dont vous disposez vous permettra de libérer votre esprit, de mieux vous concentrer et d’accomplir votre travail sans supporter un poids inutile. Peu importe que vous utilisiez une application, un carnet ou un post-it, la meilleure liste de tâches sera celle que vous vous inventerez, car elle fonctionnera avec vous et pour vous.