Puisqu’il est temps d’investir ses efforts vers la relance économique, l’industrie des événements corporatifs doit opérer un tournant révolutionnaire pour survivre. Il fut un temps où organiser des événements originaux à contenus exclusifs faisait partie de l’art d’innover pour organiser vos réunions, congrès et événements de tout ordre. En coulisse désormais, les rouages bien huilés de l’organisation d’événements doivent s’orienter vers ces deux incontournables :
- Miser sur l’expérientiel de vos événements hybrides pour les transformer et les rendre plus interactifs, novateurs et immersifs;
- Savoir mobiliser les participants pour les fédérer autour d’un enjeu commun à relever ensemble, par exemple, celui de façonner l’avenir de l’économie.
Ces défis que nous impose la pandémie ne sont pas une mince affaire. Comment rester à l’affût des nouvelles tendances de l’industrie de l’événementiel pour créer des occasions uniques de la reprise de vos activités? C’est ce que vous découvrirez avec les 5 astuces que vous délivre le Palais des congrès de Montréal pour organiser avec brio vos événements hybrides.
La recette pour orchestrer des événements hybrides créatifs
Fort du premier succès de l’événement hybride MTL Reunion qu’organisait le Palais des congrès de Montréal le 28 octobre dernier, voici les 5 recommandations qui ont fait leurs preuves pour rassembler les leaders d'ici et d'ailleurs et les organisateurs de premier plan du milieu événementiel, pour repenser le futur de l’industrie.
Inspirez-vous de ces 5 conseils clés pour faire de vos futurs rencontres, salons et événements des rendez-vous d’envergure :
1- Planifiez comme jamais
Si votre événement est virtuel, la gestion du projet n’est pas à minimiser, bien au contraire. Fixez les jalons du projet, ses étapes clés (identification des conférenciers, rédaction de contenus, montage préenregistré, script avec une chronologie détaillée, etc.) et déterminez précisément les livrables de communication pré et post-événement, sont déterminants pour atteindre vos objectifs d’inscriptions et de participations, ainsi que de rayonnement de votre événement. Prévoyez un budget dédié à la réalisation et la production du tournage, qu’il soit en temps réel ou en différé.
2- Inspirez votre audience avec des contenus pertinents, actuels et inédits
Aujourd’hui, il existe un foisonnement de conférences offrant des contenus accessibles partout dans le monde pour vos prospects. Vous devez vous doter de sujets pointus et ciblés selon une niche spécifique afin de susciter l’intérêt de vos participants devenus de plus en plus exigeants. Munissez-vous d’interlocuteurs percutants qui ont l’habitude de prendre la parole et d’experts incontournables sur le sujet que vous souhaitez aborder. Incitez-les à partager leurs expertises avec leur unique perspective. Ceci vous aidera à faire de votre événement une véritable source d’inspiration et à vous positionner comme vecteur de changement dans votre industrie.
3- Choisissez une plateforme virtuelle appropriée et engageante
Bien choisir sa plateforme technologique et savoir exploiter l’ensemble de ses fonctionnalités d’interactivité sont des actions fondamentales. Cette interface doit être simple et conviviale pour le participant. Vous devez surtout aller au-delà d’une simple visioconférence, d’une vidéo YouTube ou d’une conférence Ted Talk. C’est l’opportunité rêvée pour l’organisateur que vous êtes de sonder et promouvoir vos services, certes, mais chacun des participants s’attend dorénavant à pouvoir y réseauter, poser des questions directement aux intervenants, créer des connexions d’affaires et faire partie de la réflexion collective.
4- Faites preuve d’empathie et pensez à l’expérientiel virtuel de vos participants
Il est fort à parier que l’environnement de vos participants revêt plusieurs sources de distraction. Voici la nouvelle réalité de votre participant qui a son téléphone dans une main, qui vérifie ses courriels sur son iPad de l’autre, et peut-être qui sait, qui répond à une sollicitation de son enfant en journée pédagogique. Prévoyez de courtes pauses entre les conférences. Vous pouvez même dédier une de vos pauses à l’accompagnement « bien-être » avec un partenaire de yoga ou d’exercice physique qui permettra à votre audience de se ressourcer et de rester captif.
5- Suscitez l’engagement pour consolider les liens d’affaires durables
Les grandes idées naissent de rencontres. Capitalisez sur vos événements pour aider votre audience à bâtir un réseau d’affaires solide. Vous générez par le fait même des contacts professionnels qui s’avèreront utiles également pour votre entreprise. Le jour J, ces gens d’affaires inscrits doivent pouvoir assister aux ateliers et aux discussions privilégiés entre partenaires. De plus, posez des actions dédiées en post-événement tels que l’envoi de messages personnalisés de remerciement, d’invitation à revoir vos conférences virtuelles ou encore de poursuivre votre réseautage par exemple. Vous parviendrez ainsi à pallier la disparition tant regrettée des 5@7, des lunchs et des cafés d’affaires.
À propos de l’auteur :
Luc Charbonneau
Directeur du développement des affaires et des alliances stratégiques
Palais des congrès de Montréal
Luc Charbonneau est directeur du développement des affaires et des alliances stratégiques au Palais des congrès de Montréal depuis 2010. Diplômé de l’Université de Montréal, Luc œuvre dans l’industrie des congrès depuis plus de 30 ans, dont 13 au service de Tourisme Montréal en tant que responsable de l’équipe des ventes affaires sur les marchés canadien, américain et international. Luc et l’équipe du Palais entretiennent de nombreux réseaux locaux et internationaux et génèrent annuellement plus de 200 M$ en retombées économiques pour Montréal et le Québec. Par leurs réalisations, ils veillent au rayonnement international de la métropole à titre de destination de premier plan pour l’accueil de congrès d’envergure.
Crédit photo © Josée Lecompte
Les opinions exprimées dans ce billet sont celles de l’auteure et ne reflètent pas nécessairement celles de la Chambre de commerce du Montréal métropolitain. Par conséquent, la Chambre ne peut être tenue responsable du contenu publié.